Quanto è importante oggi un buon sistema di gestione documentale?

Document Management System

Quando si parla di gestione documentale si fa riferimento all’utilizzo di soluzioni informatiche per l’archiviazione, la gestione ed il tracciamento di documenti: sia in formato elettronico che cartaceo (se opportunamente digitalizzato mediante scanner). Con l’incrementarsi delle politiche di efficientamento nelle aziende e più in generale nelle organizzazioni, il processo di archiviazione documentale ha assunto un ruolo di alta visibilità. La riduzione degli spazi occupati dal cartaceo, il risparmio economico, l’assenza di deterioramento, l’efficienza nel reperimento delle informazioni, la certezza anche giuridica della documentazione in azienda; questi solo alcuni dei vantaggi evidenti derivati dall’adozione di un sistema DMS.

Oggigiorno, con la crescente presenza di informazioni e documentazione presenti a tutti i livelli di un’organizzazione, e con le crescenti esigenze legate alla sicurezza da un lato ed alla condivisione dall’altro, l’utilizzo di un semplice software di archiviazione dati non è sufficiente. Un buon DMS è il collante fra i seguenti processi produttivi aziendali:

Cosa è possibile archiviare

Un sistema DMS deve essere in grado di archiviare, indicizzare e versionare qualunque tipologia e formato di documento, per esempio:

• Documenti in formato digitale;
• Documenti cartacei digitalizzati mediante scanner;
• Immagini;
• E-Mail;
• Presentazioni multimediali;
• Cartelle cliniche e formati speciali (Es. lastre, microfilm)
• Schede anagrafiche;

Il “core applicativo” di un DMS non fa distinzione dei contenuti di un documento, a meno di una esplicita azione/richiesta da parte dell’operatore. Per il DMS, un documento è una registrazione da custodire e monitorare, indipendentemente dal formato scelto e utilizzato, di atti, fatti, stati e metadati. Un documento è un contenitore d’informazioni e assume valenze diverse a seconda dell’utilizzo. Per il DMS non c’è distinzione fra documenti fiscali, giuridici, commerciali, contabili. Il DMS fornisce pari dignità di controllo e sicurezza a tutte le tipologie di documento archiviate. Ogni documento caricato sul DMS è sottoposto ad un processo di acquisizione comunemente denominato: “ciclo di vita del documento”. Il ciclo di vita del documento è caratterizzato da 5 stati finiti:

Acquisizione – È la fase di creazione del documento. Se cartaceo questa fase coincide con la scansione e la conseguente digitalizzazione; Se elettronico è la fase di ricezione o creazione a seconda che si tratti di un documento ricevuto a mezzo email o prodotto dall’utente.

Archiviazione – È la fase più delicata per il DMS e consiste nella classificazione e indicizzazione, quindi a seconda della valenza fiscale o meno, l’archiviazione digitale o la conservazione sostitutiva a norma.

Utilizzo – In questa fase si utilizzano i tools messi a disposizione dal DMS per l’identificazione del documento archiviato, quindi a seconda degli usi consentiti, la possibilità d’invio a terzi o di condivisione a gruppi di lavoro, collaboratori, ecc.

Conservazione – A differenza dei tradizionali archivi cartacei, la conservazione è demandata interamente alla tecnologia. La continua evoluzione dei supporti IT in termini di capienza ed affidabilità ha cambiato radicalmente il concetto di conservazione e sicurezza, durata e accessibilità.

L’efficacia e l’efficienza di un sistema documentale sono in stretta correlazione con la contestualizzazione del tool, delle classificazioni, delle indicizzazioni. I componenti hardware d’avanguardia garantiscono eccellenti prestazioni: nelle ricerche, nei calcoli, nella visualizzazione dei documenti elettronici. Una elevatissima potenza di elaborazione pressoché nulla in assenza di regole e corrette classificazioni. Per questo motivo l’adozione di un DMS deve essere preceduta da un’attenta fase di analisi.

Pensare in termini di processo

Per una corretta analisi di efficientamento del sistema documentale, è fondamentale pensare in termini di processo, per una maggiore standardizzazione delle attività che lo compongono. L’obiettivo è il raggiungimento del giusto equilibrio fra efficienza ed efficacia. L’efficienza presuppone l’utilizzo del minor numero possibile di interventi per il raggiungimento dell’obiettivo; Inversamente l’efficacia si prefigge di raggiungere l’obiettivo a qualunque costo.

Pensare in termini di processo richiede il raggiungimento dei due ulteriori obiettivi, corollari ad efficienza ed efficacia: Semplificazione e Deburocratizzazione. Le principali difficoltà sono generalmente identificate nelle prassi consolidate dell’organizzazione. Funzioni e attività spesso difficilmente modificabili, nonostante l’evidenza di criticità. Semplificazione e Deburocratizzazione sono le due leve a disposizione per il raggiungimento di efficacia ed efficienza.

Metodologie di analisi dei processi

L’analisi dei processi è stata definita da voci autorevoli come quella di Paul Harmon (fondatore del Business Process Trend: https://www.bptrends.com/) come una disciplina del management, improntata sul miglioramento delle corporate performance, attraverso l’organizzazione dei processi.

Conseguentemente alla profonda crisi dei mercati, negli anni 90, quando numerose aziende americane ed europee si sono dovute confrontare con una forte recessione, l’efficientamento mediante analisi dei processi è divenuta materia di studio e approfondimento. Sono stati definiti alcuni modelli di riferimento. Di seguito quelli più diffusi:

Il Total Quality Management (TQM)

Obiettivo di questo approccio è la costante e continua ricerca della qualità, in tutte le attività di erogazione dei servizi, al fine di puntare alla soddisfazione dei clienti. Una corretta applicazione del TQM permette la drastica riduzione degli errori e l’incremento della produttività per una migliore competitività. L’approccio bottom-up del processo impatta principalmente sulla struttura aziendale più a stretto contatto con il cliente o il destinatario del servizio.  Da utilizzare quando i servizi erogati o i prodotti offerti al cliente, vengono percepiti come di bassa qualità.

Il Business Process Improvement (BPI)

Obiettivo di questo approccio è rendere il processo efficace ed adeguato nella sua complessità, evitando l’errore e migliorando i sub-processi componenti, senza che il processo nella sua interezza ne tragga immediati benefici. L’applicazione di questo approccio permette il miglioramento e la progressiva ottimizzazione dei sub-processi organizzativi. È da applicare nelle realtà che soffrono di problematiche relative alla gestione delle inefficienze e della burocrazia. Il BPI agisce contemporaneamente su tutti i livelli dell’organizzazione, coinvolgendo da subito sia il management che gli specialisti in attività di medio e lungo periodo.

Il Business Process Reengineering (BPR)

Obiettivo di questo approccio è il radicale ripensamento dei principali processi di una organizzazione, orientata in modo spinto al miglioramento nelle performance. I processi investiti dal BPR vanno ridisegnati a partire dalla cancellazione dell’esistente.