Fully Automated Enterprise. L’innovazione dei processi end to end nel mondo Finance
L’innovazione è la chiave per le aziende che cercano di rimanere un passo avanti rispetto ai loro concorrenti.
L’attuale contesto economico nazionale e internazionale richiede alle aziende di focalizzarsi su una maggiore efficienza organizzativa. Nel nuovo anno le funzioni Finance si troveranno ad affrontare una doppia sfida all’interno delle aziende: ridurre i costi, per recuperare le perdite causate dalla pandemia, e implementare i processi di digitalizzazione, per costruire la strada verso il futuro.
In questo scenario la Full End To End Automation può essere una potente alleata e, se implementata correttamente, rappresentare la chiave per il raggiungimento di obiettivi di business più ambiziosi.
Di tutto questo e di alcuni “casi di successo” abbiamo parlato durante l’online webinar Fully Automated Enterprise. L’innovazione dei processi end to end nel mondo Finance, organizzato in collaborazione con UiPath. Con noi per parlare di “end to end automation” Marco D’Agostino, il nostro General Manager, Aldo Caiani, Country Manager Italy & Greece di UiPath, Raffaele De Rosa, Digitalization and Automation Program PMO & Governance | RPA and AI Expert in SIAED e Giovanni Morandi, Sales Manager Banking & Insurance di UiPath.
Vi proponiamo qui un estratto dalla sezione Q&A del webinar che riassume molto bene gli highlights dell’incontro.
Perché un’azienda dovrebbe puntare alla Fully Automated Enterprise?
Risponde Giovanni Morandi (UiPath): L’efficienza deriva dal creare un ecosistema virtuoso anche nell’automazione. Quest’ultima è in primis cross departments e, in secondo luogo, scala e aumenta di efficienza nel momento in cui aumentano i processi sottostanti efficientati. Quindi perché bisogna automatizzare end to end? Perché ci sono delle tecnologie, come quella che abbiamo presentato oggi, che permettono di realizzare tutto questo.
È possibile assegnare più lavori allo stesso bot in modo da poter efficientare al massimo il suo utilizzo?
Risponde Giovanni Morandi (UiPath): Questa domanda è da collegare a qualcosa che forse non tutti sanno e cioè che è veramente possibile usare un bot 24 ore su 24, 7 giorni su 7, senza interruzioni e monitorarlo per fargli fare X processi. Spesso ci viene chiesto: ma quanti processi possono essere indirizzati da un bot? Non c’è una risposta univoca, dipende dal processo, dalla concorrenzialità di quel processo con altri e da tante altre variabili. Però quel che è certo è che un bot può lavorare non stop e se i processi sono consequenziali ciò è abbastanza semplice. Ma anche se non lo fossero la nostra tecnologia si è evoluta anche in questa direzione con le funzionalità di Action Center, da cui “human in the loop”.
Se il processo che voglio robotizzare integra più step e inoltre devo garantire al cliente le attività di verifica, come posso far interagire il bot e il mio dipendente?
Risponde Raffaele De Rosa (Siaed): In effetti questa è la forza principale dell’offerta UiPath, la parte di human on the loop. La possibilità quindi di far agire e dare valore aggiunto all’operatore, che fino a ieri faceva data entry e oggi invece fa solo la parte di verifica e convalida dei dati che ha raccolto il bot durante tutte le fasi di lavorazione. Questo è un grande valore aggiunto sia dal punto di vista dell’attività del dipendente, che ha guadagnato più tempo per fare i controlli e quindi aumentare la qualità del lavoro, ma sicuramente anche dal punto di vista della compliance alle normative in quanto la piattaforma UiPath include una parte di auditing e logging molto precisa e puntuale che traccia tutte le attività. Inoltre, anche qualora volessimo implementare l’orchestrator per gestire tutti i bot, nel cloud nella sezione orchestrator non vengono mai salvati nome utente e password, garantendo quindi una parte di compliance alle norme di security molto alta.
È pensabile un utilizzo in ambito security e compliance per il mondo RPA?
Risponde Giovanni Morandi (UiPath): Sì, è uno dei nostri principali target. I nostri clienti spesso ci coinvolgono su automazioni proprio in questo ambito perché è possibile sia da un punto di vista di tecnologia in piena sicurezza e fully compliant, sia perché abbiamo vissuto delle esperienze sul campo molto importanti prima di tutto dal punto di vista della security. Penso alle ISO, quindi alle certificazioni, le abbiamo tutte ma sappiate anche che abbiamo dovuto fare ancora meglio di queste certificazioni: tra i nostri grandi clienti c’è la NASA, ci sono i grandi clienti governativi americani quindi da un punto di vista di sicurezza siamo molto tranquilli e rispondiamo anche a degli RFI estremamente complicati. Da un punto di vista di compliance, per chi non mastica tanto di RPA, c’è una parte di orchestrazione e poi una parte di automazione, quindi l’execution dei robot. La parte di orchestrazione che è la parte eventualmente coinvolta sul mondo cloud è fully compliant anche per il semplice fatto che l’orchestrator è uno schedulatore, un tool che misura le performance ma non vede i processi e le automazioni su processo per cui la compliance è insita nella tecnologia.
Secondo l’esperienza che voi avete raccolto sul mercato, qual è la maturità delle aziende che ad oggi hanno approcciato il tema dell’RPA e qual è la differenza tra l’RPA e un approccio Fully Automated Enterprise? E chi effettivamente ad oggi si sta orientando verso queste tematiche, sono maggiormente rappresentate le aziende più grandi o c’è margine anche per quelle più piccole?
Risponde Aldo Caiani (UiPath): Ci sono due approcci differenti oggi tra le aziende. Il primo è quello che ho chiamato, facendo una battuta, “alla San Tommaso”. Questo approccio parte da una situazione per la quale le aziende non hanno ancora ben capito o analizzato quale sia il valore che sta dietro la nostra offerta e quindi ci dicono “facciamo una prova, facciamo un POC e vediamo di capire cosa succede”.
Questo approccio porta l’analisi ad essere indirizzata su un singolo processo mentre, se noi guardiamo oggi a come sono organizzate le aziende più efficaci vediamo che hanno scelto un secondo approccio più comprensivo e hanno integrato tre aspetti: l’interdipartimentale, il dipartimentale e il desk. L’integrazione di questi tre mondi oggi permette a queste aziende di ottenere il massimo del risultato possibile.
Quindi quelle aziende che hanno scelto il primo approccio più parziale, specialmente prima che noi arrivassimo con la nostra realtà italiana fisicamente presente, quindi affidandosi ad altri player del settore hanno sperimentato addirittura una situazione nella quale la curva di valore dell’azienda si è automaticamente bloccata e di fatto non hanno avuto più la possibilità di generare opportunità di automazione all’interno dell’azienda.
Spesso, quindi, i clienti oggi vengono da noi dichiarando di aver fatto degli investimenti in automazione, con un approccio parziale, e che i risultati ottenuti per quanto interessanti per il contesto non hanno dato lo scale up che invece avrebbero voluto ottenere. Quando, con noi, hanno deciso di automatizzare l’azienda approcciando il problema a 360 gradi i risultati sono stati estremamente più rapidi e più coinvolgenti usando sia l’approccio “top down”, ma anche e soprattutto l’approccio “bottom up” con il quale l’azienda ha avuto modo di chiedere un contributo al processo di automazione alle persone che tutti i giorni sono davanti a situazioni che possono essere automatizzate, dandogli gli strumenti corretti. Tutto questo ha dato un impulso estremamente rapido al valore del ROI.
Noi abbiamo fatto anche delle azioni, per cui abbiamo valutato sulla base di studi a seconda del vertical e a seconda delle areas of business che ci sono qual è il potenziale di automazione possibile, qual è un valore generalmente utilizzabile e quali sono i milioni di euro in savings equilvalent che ci possono essere. Il risultato sono numeri con 2/3 digit all’interno di questi milioni di savings, quindi le aziende che sposano questo secondo approccio possono avere questi benefici.
Quindi se parliamo al mondo del Finance, al mondo Insurance e al mondo del Banking che hanno una certa struttura all’interno dell’organizzazione, l’automazione full end è sicuramente applicabile e sta portando a dei risultati, ad esempio per dei clienti nostri importanti, estremamente rapidi e in valori assoluti estremamente alti.
